4 ERP-oplossingen en hun voor- en nadelen
Het besluit is genomen: er komt een nieuw of vervangend ERP-systeem voor je organisatie. Daar kunnen meerdere redenen voor zijn. Jullie zijn enorm gegroeid. Hebben te maken met steeds veranderende wetgeving en eisen. Of willen nóg betere dienstverlening bieden en nog beter kunnen inspelen op de uiteenlopende behoeften van jullie klanten. Maar welke ERP-oplossing kies je - nog even los van het pakket en de leverancier? Ga je voor een standaard All-in-one oplossing? Voor Best of Breed met een Enterprise Service Bus? Voor maatwerk? Of voor een Enterprise low-code platform? We zetten de 4 mogelijkheden - mét hun voor- en nadelen - voor je op een rij.
1. Een standaard all-in-one oplossing
Veel organisaties gaan voor een standaard all in one-oplossing, vaak nadat de consultants van de ERP-leverancier hen ervan hebben overtuigd dat de nieuwste versie van hún systeem alle problemen in een keer oplost. Een standaardoplossing lijkt een goedkope optie. Maar zeker bij de zwaardere ERP-pakketten is de implementatie ervan complex. Deze pakketten zijn namelijk volgebouwd met functionaliteit om zoveel mogelijk verschillende organisaties te kunnen ondersteunen. Het uitschakelen van voor jouw organisatie overbodige functies alleen al vergt vaak een hoop maatwerk. Aan de andere kant ontbreken juist aparte modules voor specifieke bedrijfstakken en- processen. De applicaties sluiten daardoor zelden direct aan op wat een organisatie en haar gebruikers nodig hebben.
Voordelen
- Als de nieuwste versie van het pakket inderdaad perfect past en de bedrijfsprocessen ondersteunt, wordt het applicatielandschap een stuk minder complex.
- In dat geval is de software ook relatief goedkoop. Maar: sluit het pakket niet precies aan op jullie bedrijfsprocessen, dan zegt de standaardprijs van de software weinig.
Nadelen
- Vaak blijkt pas tijdens de implementatie dat een toepassing niet goed aansluit op de behoeften van de organisatie en de gebruikers. Dan is maatwerk of ‘personalisatie’ nodig om het pakket passend te krijgen. En dat kan flink in de papieren lopen.
- In bovenstaand geval zal ook het onderhoud van de oplossing hogere kosten met zich meebrengen, omdat de ‘standaard’ updates geen rekening houden met het toegevoegde maatwerk.
- Organisaties die zich aanpassen aan de standaardwerkwijze van een pakket lopen het risico dat ze hun concurrentievoordeel verspelen. Je onderscheidt je vaak juist met maatwerk in toepassingen. Wie voor de standaardoplossing gaat, kan hooguit net zo efficiënt werken als de concurrentie.
- Hoe complexer het pakket, hoe uitdagender de implementatie. En dat niet alleen: het wordt ook minder gebruiksvriendelijk!
2. Een Best of Breed-oplossing
IT-beslissers die niet geloven dat één enkel standaard softwarepakket hun business optimaal kan ondersteunen, kiezen vaak voor een Best of Breed-strategie. Ze schaffen aparte standaardpakketten aan voor verschillende bedrijfsonderdelen, vanuit de gedachte dat je dan voor elk onderdeel de best passende ‘standaard’ hebt. Om al deze pakketten te verbinden, wordt vaak gebruikt gemaakt van een Enterprise Service Bus (ESB). Die zorgt ervoor dat de verschillende systemen met elkaar kunnen communiceren.
Voordelen
- Het IT-landschap wordt minder complex omdat veel randapplicaties worden samengevoegd in geselecteerde Best of Breed-applicaties.
- Als je voor ieder bedrijfsproces aparte software aanschaft, heb je meer keuzemogelijkheden. En daardoor ook meer kans dat de software daadwerkelijk past bij wat de organisatie nodig heeft.
- Een Best of Breed-oplossing maakt het mogelijk om flexibel om te gaan met verandering en groei. Je kunt makkelijk aanvullende systemen toevoegen.
Nadelen
- Als je teveel Best of Breed-applicaties selecteert, hou je een versnipperd IT-landschap.
- Met het 'spinnenweb' dat je zo creëert, verlies je juist weer aan flexibiliteit. Grotere aanpassingen zijn lastig als ze invloed hebben op meerdere applicaties.
- Je bent afhankelijk van verschillende leveranciers die met elkaar moeten samenwerken.
- Bovendien heb je te maken met verschillende licentiekosten, alles in 1 oplossing samenbrengen levert vaak een flinke besparing op.
- Als een onderdeel verouderd raakt, heeft dat vaak invloed op de rest. Draait één applicatie bijvoorbeeld alleen op Windows 10 en moet het besturingssysteem worden bijgewerkt, dan moet de rest mee.
