Slim administratiesysteem voor de gemeente Utrecht

De IT-uitdaging
van VTH

Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH) is een belangrijk onderdeel van de gemeente Utrecht. Deze afdeling verleent onder meer vergunningen en voert inspecties uit. Een goede dossieropbouw is hierbij cruciaal, én bij wet verplicht. Zo vereist de Archiefwet onder andere dat overheden een overzicht hebben van al hun processen, inclusief zaken zoals bewaartermijnen. En de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) verplicht VTH om verwerkingen van persoonsgegevens te registreren.

De administratie werd bijgehouden in diverse Excel-documenten met eindeloos veel velden. Daardoor sloten de administraties onvoldoende op elkaar aan en vroeg het beheer op elk van de Excel-documenten veel tijd. Ook heeft het gebrek aan samenhang tussen de verschillende registraties in het verleden geleid tot fouten.

De oplossing

House of low-code ontwikkelde met het Betty Blocks-platform een applicatie genaamd Shuri die het vastleggen van processen (Archiefwet) en verwerkingen (AVG) combineert. Daarbij is een scheiding aangebracht tussen algemene gegevens die voor beide wetten relevant zijn en specifieke gegevens. Met één muisklik worden de belangrijkste kenmerken van een proces of verwerking getoond. Dat is veel handiger dan werken in ellenlange Excel-overzichten. Dankzij slimme procesflows, waarbij de gebruiker per tabblad gegevens kan invullen, wordt ook het invoerwerk een stuk makkelijker. Verder is nu in één oogopslag te zien of er een verwerking mist bij een proces.

Onze aanpak

Complexe materie doorgronden: laat dat maar aan ons over. In enkele sessies bracht onze businessanalist de uitdaging van VTH in kaart. Op basis daarvan maakten we het functioneel ontwerp van de applicatie. Vervolgens ging de agile ontwikkeling van start. Zo bouwden we in nog geen drie maanden een werkende applicatie. “Het ging supersnel”, zegt Bart Kempe, werkzaam als informatie- en procesadviseur bij de gemeente Utrecht. “Een gemiddeld ontwikkelproject duurt bij ons normaal een stuk langer.”

Het resultaat

De administratie-applicatie wordt dagelijks gebruikt door de recordmanager en de decentrale informatie security officer (DISO). Naast de twee hoofdgebruikers kunnen circa 25 collega’s de applicatie raadplegen. “Een adviseur of projectleider kan bijvoorbeeld eenvoudig opzoeken welke processen binnen een team worden uitgevoerd en of daarin bijzondere persoonsgegevens voorkomen”, vertelt Kempe. “Zo heb je meteen een beeld van de eventuele risico’s.” Kortom: VTH werkt efficiënter en heeft meer overzicht.

Kempe noemt een aantal concrete voordelen van Shuri:

Een totale tijdsbesparing van circa 5 procent.
Het verwerkingsregister is met een kwart verkleind.
Een veel lagere foutmarge.

Let’s move forward together

Kempe en zijn collega’s kozen bewust voor een low-code applicatie op maat. “Standaardsoftware was ook een optie, maar dan betaal je voor allerlei functionaliteiten die je niet nodig hebt en zit je vast aan een ingewikkeld subscriptiemodel.” De gemeente had al een overeenkomst met Betty Blocks vanuit een eerder project. “Betty Blocks is een vertrouwde leverancier met een cloud-gebaseerd platform. Daarmee konden we snel van start gaan.”

“De applicatie maakt het beheerwerk veel makkelijker en minder tijdrovend. Ook andere onderdelen binnen de gemeente Utrecht zien de meerwaarde. Ik hoop dat andere onderdelen ook besluiten Shuri te gaan gebruiken, zodat we uiteindelijk deze tool gemeentebreed in kunnen zetten."
Bart Kempeinformatie- en procesadviseurgemeente Utrecht

Over de samenwerking

Kempe is bijzonder te spreken over de samenwerking met House of low-code. “De Archiefwet en de AVG zijn vrij ingewikkeld, zeker als je er niet dagelijks mee bezig bent. Toch lukte het de businessanalist en developers om zich de materie in no-time eigen te maken. Daar was ik van onder de indruk. En dat ben ik niet snel.” Ook de eerlijke en directe communicatiestijl werd gewaardeerd. “Het zijn allemaal kundige en enthousiaste professionals die niet bang zijn om hun mening te geven.”

Dit project heeft veel waarde geleverd voor VTH, zo laat de informatie- en procesadviseur weten. “Low-code vergroot onze digitale wendbaarheid. Het is dé manier om snel een goed softwareproduct te ontwikkelen. Ook andere afdelingen binnen de gemeente zien de meerwaarde van deze nieuwe applicatie. Dat is een groot compliment voor House of low-code.”